Att flytta mer än möbler

Publicerad: 9 apr 2015

Våren 2013 beslutade Kommunfullmäktige i Stockholm att åtta bolag och förvaltningar skulle flyttas till Stockholms ytterstad. Beslutet förde med sig förväntningar kring positiva effekter som lokaleffektivisering, nya lokala arbetstillfällen och ökad trygghet i området. För kulturförvaltningen styrdes flyttlasset mot Rinkeby, och med det en omställning till aktivitetsbaserad arbetsplats.

Rena skrivbord och tydliga zoner

Grundläggande för det nya kontorets utformning är tanken att arbete sker genom hjärnan och inte skrivbordet. Det konceptuella tänket kring arbetsplatsen bygger på så kallade "clean desk" och uppdelningen av tre zoner där olika typer av arbete premieras. Genom att utvärdera hur medarbetarna faktiskt arbetar har planlösningen anpassats. Vissa vill arbeta ostört, andra uppskattar småprat.

– På vårt tidigare kontor var det svårt att sitta i fred med helt tyst omkring sig. Nu kan våra medarbetare välja vilken zon de vill arbeta i under dagen, vilket har lett till att många upplever arbetsmiljön som förbättrad, säger projektledare Peter Blommengren.

Aktivitetsbaserat enligt Stockholms stad

Ledarskap och teknik i samklang

Det aktivitetsbaserade kontorets historia sträcker sig inte särskilt långt bak i tiden. IBM:s produktingenjörer var pionjärer med sitt så kallade "non-territorial office" 1970. På den då avvikande arbetsplatsen skulle inga väggar finnas, och problemlösning medarbetare emellan skulle därigenom förenklas. Trots sjuttiotalets satsningar är det först nyligen det stora genomslaget för det aktivitetsbaserade kontoret skett. Modern teknik och en förändrad samhällelig syn på ledarskap beskrivs ofta som faktorer vilka satt spinn på idén.

– En av många farhågor vi hade inför flytten var att det är ganska lätt att gömma sig i denna typ av kontor. Det blir ju en ledarskapsfråga- att hålla koll och se till att vissa inte alltid sitter i den tysta zonen.

Med ett aktivitetsbaserat kontor ökar kontakten medarbetare emellan. Peter Blommengren förklarar att det kan vara jobbigt om man är stressad, men att det nya kontorsupplägget generellt föder konstruktiv problemlösning och stimulerar medarbetare socialt.

– Coffice, vår fikahörna, är ett bra ställe att sitta en halvtimma på morgonen. Man kommer i snack med folk, både för jobb och för skoj, förklarar Blommengren.

Inför flytten till Rinkeby såg Kulturförvaltningen ökad digitalisering som en förutsättning. Rensa, scanna, arkivera – ett kontor med färre papper kräver arbete. Med tydliga riktlinjer och konkreta milstolpar kring vad och när exempelvis Outlook, Lync och Smartphones ska behärskas är den långsiktiga målsättningen att det nya arbetssättet ska innebära ett kunskapslyft inom IT hos samtliga medarbetare på Kulturförvaltningen.

– Mycket handlar om att lära om, att tänka nytt. Många pratar gärna om det klyschiga med "papperslösa kontor", men vi verkar vara på god väg i vårt förändringsarbete, säger Blommengren.

Ett gemensamt ansvar

Kulturförvaltningens förhållningssätt till det nya kontoret har arbetats fram i workshops, men dess implementering förutsätter att medarbetarna själva tar ansvar för sina behov. Utvecklingen kring flytten kommer att följas och styras av ett så kallat husråd, vilket arbetar med förslag från övriga medarbetare. Peter Blommengren förklarar att förväntningarna är att utvecklingen kring både praktiska och kvalitativa aspekter av kontorslivet gemensamt ska vårdas och tas ansvar för.

– Förut kunde en enhet bestämma över sina egna lokaler och processer, här måste besluten fungera för 120 personer. Ett forum som husrådet måste finnas för att allas frågor ska tas upp. Vi är ju fortfarande i ett omoget stadie, och våra arbetsuppgifter förändras över tid. Det är viktigt för oss att hela tiden anpassa oss till det nya!

Att arbeta aktivitetsbaserat har sagts vara framtiden, och precis som i den amerikanska filmserien krävs mer än fysisk förflyttning för att nå framgång. Med funderingar kring arbetssätt och de många processer ett bra kontor ska underlätta visar Kulturförvaltningen hur det aktivitetsbaserade kontoret är en ständigt pågående process. Är ditt kontor redo att påbörja resan?

Strategi och planering
Loading...
loader
Laddar