Den medvetna internkommunikationen – vårt kraftfulla strategiska styrverktyg och gemensamma ansvar

Gästskribent: Eva Willstrand

Hur rimmar det ni säger externt med det ni kommunicerar och lever internt?

Många gånger möter jag besvärade miner när jag ställer den frågan, och en tydlig frustration bland medarbetare. En frustration som grundar sig i att de upplever att verksamheten och människorna inom den inte lever upp till bilden som de arbetar för att skapa externt hos brukare, kunder och allmänheten. Jag menar att den största frustrationen grundar sig i just detta - vi lever inte som vi lär. Jag funderar över varför det så ofta blir så här. Varför är det så svårt att få till det?

En av anledningarna tror jag beror på att vi inte vet vad vi förväntas göra för att leva upp till både vår interna värdegrund och vårt kundlöfte - att vi alltför sällan ges tid att reflektera kring vad dessa innebär och hur vi alla behöver agera för att upplevas som trovärdiga, internt som externt.

Vi bestämmer oss för fina formuleringar och vi producerar välskrivna och bra dokument, ändå får vi det inte att hända. Vi fortsätter som tidigare, möjligtvis bara aningen mer frustrerade. Det som saknas är såklart att vi faktiskt börjar göra det vi säger att vi ska göra.

Det är här värdet av en medveten och väl fungerande internkommunikation kommer in. Hela vägen från högsta ledningen och längst ut i verksamheten. Att ledningen helhjärtat och tydligt uttalat står bakom vad och varför. Ledningen beslutar vad man ska göra för att skapa ett önskat läge och kan förklara varför så att medarbetarna delar deras bild. Sen ges tid och utrymme för medarbetarna att tillsammans klargöra hur varenda en av dem förväntas agera för att bidra till att bilden fylls med trovärdighet och rätt förväntningar, internt och externt.

Experter på kommunikation

Tekniken skapar nya möjligheter och utmaningar. Kommunikationen är inte hierarkiskt uppbyggd längre. Informationen kommer inte bara från chefen utan utbyts mellan verksamhetens alla olika aktörer. Detta ställer nya krav på cheferna, medarbetarna och inte minst på kommunikatörerna. Tillsammans med cheferna ”ägde”, styrde och planerade vi kommunikatörer budskapen till större del tidigare. Nu sker kommunikationen mer av egen kraft och budskapen sprids och tolkas av fler.

Det är enligt mig uppenbart att denna utveckling har skapat nya behov av ett ledarskap som är mer medvetet om sitt eget agerande, sin beteendestil och sin kommunikation. Ett ledarskap som tar ansvar för att använda kommunikation på ett strategiskt och medvetet sätt. Ett ledarskap som genom kommunikativa beteenden och aktiviteter, såsom till exempel återkoppling, involvering och dialog, skapar förutsättningar och engagemang för att tillsammans med medarbetarna nå de uppsatta målen.

Detta innebär i sin tur en något omformad roll för oss kommunikatörer. Vi behöver självklart fortsätta att vara skickliga i vårt hantverk. Vi är experterna på kommunikation och behöver både värna om kunskap och erfarenhet, men såklart också hålla oss à jour med nya behov, senaste forskningen och nya möjliga arbetssätt.

Rusta vår viktigaste kommunikationskanal rätt

Vi är alla varandras arbetsmiljö men det är arbetsgivaren som är ytterst ansvarig och chefen/ledaren är arbetsgivarens förlängda arm. Att chefer och ledare därför tränas i att leda sig själv och andra genom att använda sina kommunikativa förmågor på bästa sätt menar jag är en förutsättning för att skapa en sund och hållbar arbetsmiljö. En konkret träning i hur kommunikation kan användas som ett strategiskt styrverktyg. Precis som de stärks i andra färdigheter som behövs i ledarrollen ska de givetvis rustas i hur de genom sitt agerande och genom att använda kommunikation medvetet utvecklar medarbetarna och verksamheten.

Här är samarbetet mellan personalavdelning och kommunikationsavdelning viktig: Att kroka arm för att stötta och träna ledarna på bästa sätt. Att stötta dem så att de kan ta sitt kommunikationsansvar fullt ut, så att de kan skapa den så värdefulla energi och det engagemang vi alla behöver för att vilja bidra till att våra mål nås. En energi som dessutom oftast bidrar till att vi trivs på vår arbetsplats.

Vi kan börja med att se oss själva som rådgivare till verksamhetens chefer och ledare. Precis som ekonomiavdelningen, IT-avdelningen och HR-avdelningen är just det, bara för att nämna några. Självklart ska kommunikationsavdelningen också erbjuda sin expertis som rådgivare och bollplank. Ledaren ansvarar för sin egen kommunikation men kan med enkelhet vända sig till kommunikatören för att bolla sina idéer, sina budskap och sin planering för att säkerställa att hen skapar önskad effekt. Givetvis efter att hen fått rätt grundträning i vilka kommunikativa förmågor man behöver bemästra i rollen som ledare.

Samverkan och tydliga ansvarsbeskrivningar. Att vi pratar om, och enas kring, vem som gör vad. Att vi aktivt arbetar på att nätverka. Att vi lär känna verksamheten och dess aktörer. Personliga relationer är A och O i den interna kommunikationen. Att vi försöker förstå varandra och de utmaningar vi står inför, att vi skapar nyfikenhet för varandras kompetenser och för hur vi alla kan bidra. Relationer, samverkan, välvilja. Allt hänger ihop. Vi har förtroende för, och lyssnar på, dem vi gillar.

Rekrytering – då synas vi i sömmarna

Jag upplever även att verksamheter sliter med att locka till sig – och behålla – kompetens. Många jag pratar med vittnar om att rekrytering av de yngre generationerna ställer nya krav på verksamheterna och dess chefer och ledare. Om det vi säger i våra annonser och rekryteringsprocesser inte stämmer överens med hur vi kommunicerar, beter oss och agerar internt, då riskerar vi att de ”vänder i dörren” och väljer en annan arbetsgivare. Jag menar att vi kan komma tillrätta med det med hjälp av ännu mer medveten kommunikation. Kommunikation är en viktig faktor för att vi ska kunna utveckla verksamheten, medarbetarna och vår arbetsmiljö på ett lönsamt, sunt och hållbart sätt.

Så - hur rimmar det just ni på ert företag säger externt egentligen med det ni kommunicerar och lever internt?

Hur kan ni kommunikatörer bidra till att just era chefer och ledare rustas rätt så att medveten internkommunikation, vårt så kraftfulla strategiska styrverktyg, inte bara är ert, utan allas ansvar?

Eva Willstrand leder den populära kursen Värdeskapande intern kommunikation. Läs mer om den och boka här.