Förenkla för kreativa team på distans
Vi vill bolla med kollegorna, kladda på en whiteboard och slänga ur oss snilleblixtar över kontorslandskapet. Många kommunikatörer vittnar om hur svårt det är att dela inspiration, få till idéprocesser och facilitera workshops när allt måste ske digitalt. Problemet ligger i att man vill ersätta det gamla exakt istället för att förenkla det, menar Elia Morling.
– Man har vant sig vid ett visst sätt att ta fram idéer. Det är de klassiska rundabordssamtalen där whiteboards och post-it-lappar är centrala. Men när vi ska lägga om till att arbeta på distans handlar det inte om att byta ut det bekanta mot en blek kopia, utan vi måste tänka helt nytt, annars blir det för svårt.
Det säger Elia Morling som länge arbetat med distansmöten i olika konstellationer. Idag är han VD för Svava, ett digitalt mötesverktyg som fått en enorm spridning i och med den sociala distanseringen. Han är, likt många, enig om att workshops är svårare på distans än när alla är samlade i rummet. Därför måste själva processen bli ännu enklare och smidigare.
– Varken processen eller resultatet ligger i whiteboards och post-it-lappar, utan det hänger på att alla deltagare kan bidra på bästa möjliga sätt.
Även om många förstår att det inte är just de färgglada lapparna som skapar den eftertraktade ”känslan i rummet”, är det vanligt att uppleva en uppförsbacke i allt från att innovera nya tjänster till att bolla inlägg på sociala medier, när det måste göras via videosamtal. Elia understryker vikten av att involvera även de som inte är särskilt talföra. Dessa personer har ofta hittat effektiva alternativa sätt att uttrycka sig, som nu försvinner i den lilla videorutan på skärmen.
– I ett distansmöte blir talet dominant, till skillnad från i ett fysiskt möte där vi har en massa andra signaler att förlita oss på, säger han. Det är alltså extra viktigt att skapa ett öppet klimat.
Elia rekommenderar att arbeta med övningar för förtroende och tillit. Han menar att man måste bemöda sig med att framtvinga många saker som annars kommer naturligt i rummet, som kallprat och spontana kommentarer. Det kan ha en enorm påverkan på känslan av trygghet.