5 tips inför upphandlingen

Publicerad: 13 mar 2015

Foto på Maria NorbergGöteborgs stad genomför just nu en stor upphandling av kommunikationstjänster. Upphandlingen påbörjades för ett år sedan, som ett led i arbetet med kommunens övergripande kommunikationsstrategi. Maria Norberg, kommunikationsstrateg på stadsledningskontoret, har varit projektledare för strategin.

– Syftet med den övergripande strategin är att samordna all vår kommunikation. Vi vill göra det tydligt för de som bor i staden vad Göteborgs stad gör och kan hjälpa till med.

 

Ville ge fullständig bild

Maria Norberg berättar att kommunikationen tidigare spretat, där vissa verksamheter länge arbetat strategiskt med sitt kommunikationsarbete, medan andra inte varit lika aktiva. 

– De förvaltningar och bolag som jobbat aktivt med sin kommunikation har nått ut, men de är bara en del av vår verksamhet. Vi vill ge en fullständig bild av det som Göteborgs stad erbjuder.

Arbetet med själva upphandlingen påbörjades med en behovsanalys och en undersökning av marknaden. Maria Norberg förklarar att en av de största utmaningarna hittills har varit att landa i rätt kategorier kring vilka tjänster den omfattande upphandlingen ska innefatta.

– Det har varit många involverade i processen, vilket gett oss en bra bild över de behov som finns. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att en kommun inte har resurser att använda alltför många olika byråer i samma process. Vi behöver hela tiden tänka kostnadseffektivt. Det är också viktigt att ha respekt för att det inte bara är kommunikatörer som beställer kommunikationstjänster i vår organisation.

 

Måste kommunicera med alla

Maria Norberg förklarar att även om Göteborgs stad har många kommunikatörer med olika typer av kompetens, behövs det ibland ta in tjänster utifrån. Det kan handla om grafisk produktion och mediaträning.

– Vi har ett uppdrag att förbättra vår externa kommunikation. Som kommun kan vi inte prioritera bort en målgrupp till förmån för en annan – vi måste kommunicera med alla. Detta kräver resurser, och det måste man vara medveten om.

 

5 tips inför stora upphandlingar

  1. Få med dig hela organisationen – även de som är svårast att engagera
    – När du upphandlar kommunikationstjänster måste du få med dig alla i verksamheten eftersom det kan vara många som beställer tjänster. Missar du viktiga perspektiv riskerar du att få avtal som inte fungerar i verkligenheten.

  2. Låt det ta tid
    – Det är viktigt att göra en grundlig behovsanalys och låta processen ta tid. Låt verksamheterna fundera på vad de egentligen behöver. För kommuner är det också viktigt att komma ihåg att man är just en kommun, vilket ställer höga krav på att hela tiden tänka kostnadseffektivt.

  3. Lyssna av marknaden
    Göteborgs stad gick ut med en RFI, Request for information, till leverantörer men också till bland annat Sveriges Kommunikatörer, Precis och Swedish Content Agencies.
    – Under RFI:n fick vi många värdefulla tips, bland annat att tänka på att leverantörer idag i större utsträckning arbetar i nätverk. Detta tog vi med oss vid framtagandet av underlaget genom att göra det möjligt att lämna in ansökningar som en anbudssökande grupp, säger Maria Norberg.

  4. Var transparant och informera leverantörer innan upphandlingen
    – Inför upphandlingen bjöd Göteborg stad in till en informationsträff för byråer som är var intresserade av att erbjuda stadens sina kommunikationstjänster. Under träffen förklarades bland annat LOU, bakgrund till indelningar av kategorier samt vad som förväntades av de som lämnar anbud.
    – Träffen direktsändes via webben och leverantörerna fick möjlighet att ställa frågor via en sms-tjänst. Frågorna och svaren lades i efterhand upp på webben så att alla fick ta del av dem.
  5. Dela upp upphandlingen i två delar
    – Om man är en stor kommun som räknar med att få in många svar kan det vara en god idé att dela upp upphandlingen i två delar. I vår upphandling har vi löst det så att först ge möjlighet att låta leverantörer lämna in anbudsansökningar. Efter detta gör vi en gallring utifrån ett antal kriterier. De som uppfyller dessa kriterier får därefter en förfrågan om att lämna anbud, säger Maria Norberg.

 

Foto: Peter Svenson

Strategi och planering
Loading...
loader
Laddar