Kommunikatören måste bli tydligare vid coachning

Gästskribent: Fanny Ernestrand

Genom att coacha och ge råd till kollegor kring frågor som rör kommunikation sprider kommunikatörer både kunskap om, och förståelse för, kommunikation i sina organisationer. I förlängningen kan det innebära att medarbetare och ledare i större grad kan utföra vissa kommunikationsuppgifter på egen hand. Ännu viktigare är att det coachande och rådgivande arbetet ökar förståelsen för hur kommunikation bidrar till att organisationen når sina mål. På så sätt kan arbetet stärka oss kommunikatörer i vår roll.

Skapa rätt förväntningar

Under arbetet med min masteruppsats i strategisk kommunikation vid Lunds universitet intervjuade jag 20 medarbetare, ledare och kommunikatörer på Trafikverket. En viktig slutsats är att det rådgivande och coachande arbetet behöver förtydligas. Det saknas tydliga ramar för rollen. Kommunikatörerna vet med andra ord inte vad som förväntas av dem, och övriga organisationsmedlemmar vet i sin tur inte vad de kan förvänta sig av kommunikatören. De vet inte vilken hjälp de kommer att få, och upplever dessutom att kvalitén på stödet är personberoende. Ibland resulterar det här i att de hellre gör kommunikationsuppgifter på egen hand, istället för att be om hjälp.

Var tydlig med vilket stöd du ger

Idag är det populärt att prata om coachning, inte minst coachande kommunikation. Men det är viktigt att använda rätt definition på det stöd som man ger.

Många kommunikatörer rör sig mellan att ge råd och att coacha, mellan att själv vara en expert som ger svaren, och att försöka få den andra personen att hitta svaren på egen hand. Jag tror att båda roller är lika viktiga, men att man måste vara tydlig med när man är i respektive roll. Detta eftersom tidigare forskning visar att rätt förväntningar har stor betydelse för om coachande och rådgivande arbete ska ge resultat.

Mallat stöd uppskattas inte

En avgörande faktor för hur effektivt stödet upplevs vara, är om kommunikatören förstår verksamheten, uppgiften och anpassar sina råd efter situationen. Att, med syfte att effektivisera, skapa mallar för coachande och rådgivande arbete kan vara något som får mottagare av stödet att backa tillbaks eftersom de inte upplever att stödet är anpassat för dem.

Ett arbetssätt som uppskattas är att istället intervjua den som ska stöttas. På så sätt får du som kommunikatör svar på dina frågor, och mottagaren av stödet kan själv nå viktiga insikter om kommunikationsproblemet och hur det behöver lösas. Det blir en slags hjälp till självhjälp.

Bör vara ett naturligt förhållningssätt

Det är lätt att kanske uppleva det rådgivande och coachande arbetet som ytterligare en arbetsuppgift på kommunikatörens bord. Jag anser snarare att det ska ses som ett naturligt förhållningssätt i alla kommunikatörers vardag. Dels för att få våra kollegor att förstå styrkan med rätt kommunikation, men också för att få dem att inse vilken information som vi kommunikatörer behöver i vårt arbete. Därför tror jag att det finns mycket att tjäna på att lägga större vikt vid den coachande och/eller rådgivande rollen.

Det är viktigt att organisationen sätter ord på vad man vill ha ut av arbetet och hur det ska gå till. Genom att förtydliga rollen ökar chansen att kommunikatörer och mottagare av stödet har förväntningar som stämmer överens – en ovärderlig faktor för att stödet ska ge resultat. 

Vill du veta mer?

• 27/9: Malmömorgon: Bli tydligare när du coachar och ger råd (länk till mer information och anmälan)
• Kommunikatörens konsultativa roll: En kvalitativ studie av hur kommunikatören coachar och ger råd i organisationen (PDF-dokument, 638 kB)
• Har du frågor? Mejla Fanny Ernestrand på fannyernestrand@gmail.com.