Kriskommunikation – en utmaning som fungerade
Att åka berg- och dalbana kan kittla men är inte alltid en dans på rosor. En klyscha? Ja visst! Men den blev verklighet för de cirka 60 nyanställda på Jämställdhetsmyndigheten i Göteborg då beslutet kom om att lägga ner innan man knappt ens hunnit dra igång.
Text: Astrid Boisen
Foto: Jöran Fagerlund
Karl-Johan Nylén var med och startade myndigheten 2018 och blev också den som kom att jobba med den interna kriskommunikationen efter avvecklingsbeslutet i december samma år. I slutet av januari 2019 kom sedan beskedet om att trots allt inte lägga ner och det följdes av ett regleringsbrev i juni. Sedan i september finns Karl-Johan som kommunikatör på Centrum för hav och samhälle vid Göteborgs Universitet.
En liten gul chockladanka
På en frukost i Göteborg nyligen berättade han med en underfundig, stillsam och varm humor om hela resan. En avgörande framgångsfaktor var en kombination av personlig och tät ledningsnärvaro, ett välfungerande intranät och en liten gul chokladanka, som reste runt Jorden tillsammans med GD och andra medarbetare. Den blev en ofta, ofta gillaklickad symbol för ”vi fixar det här” trots allt.
Men hur känns det när marken försvinner under fötterna, när huset man just köpt kanske inte kan betalas och barnen man satt i ny skola kanske måste flytta på nytt? Svaret är enkelt. Det känns inget vidare. Mitt i den krisen stod Karl-Johan som ansvarig för den interna kommunikationen. Han fick medarbetarna att ta sig igenom tack vara ett klokt kommunikationsbeslut redan vid start - innan krisen kom.
Det handlade om hur internkommunikationen skulle fungera lätt och smidigt. I stället för otympliga massmejl med förgreningar kors och tvärs valde man att skapa ”Torget” via en lättanvänd intranätlösning för alla medarbetare. Och för att behålla engagemanget gjorde nog den ständigt närvarande gula lilla ankan ett kanonjobb där hon plåtades runt om i världen, ena dagen i Bryssel, nästa i New York. Hon fick till på köpet tillökning när hon kom hem och byggde bo efter alla resor, åtminstone om man ska tro en bild på Torget där hon värpt tre små påskkycklingar. Hon blev den sammanhållande länken som gjorde att man inte tappade taget. Och ingen vet fortfarande varifrån ankan kom.
Regelbunden internkommunikation
Inloggningsstatistiken på intranätet var hög, 100 %. Medarbetarna hittade den informationen de sökte och behövde. Till på köpet de som var lediga brukade logga in för att inte missa något. En av hemligheterna var att det alltid fanns ”godis” på Torget, alltså positiva saker som skapade glädje. Och det ledde vidare till ”knäckebrödet”, alltså den matnyttiga och viktiga informationen.
Som en röd tråd genom arbetet gick, och går alltjämt, den täta och regelbundna internkommunikationen. Man jobbar med gemensamma frukostmöten för alla medarbetare. Under krisperioden skedde det varje dag! Direkt efteråt skrivs enkla referat befriade från protokollsvenska. Under krisen var ofta GD och övrig ledning på plats. Ytterligare en del av internkommunikationens ekosystem är ett GD-brev med information och reflektioner men utan krusiduller. Att informera – också när det inte finns något att informera om – är A och O i all krishantering. Förmodligen också i den vardagliga lunken kan man tänka. Ytterligare ett inslag är avdelningsmöten och lunchföreläsningar i matsalen där olika medarbetare eller gästföreläsare delar med sig av kunskap och erfarenhet. Om Karl-Johan fick backa bandet skulle han gjort på samma sätt men med tillägget att alltid erbjuda alla att delta via länk och definitivt alltid ledningen och HR. I krisskedet är ledningens närvaro ovillkorlig.
De här tre råden fick vi för internkommunikation vid kris:
1. Se till att ha täta personliga möten varje morgon med ledare på plats.
2. Se till att de som inte kan vara på plats på mötena får tillgång till livesändningar. Vid kris är information viktig också när inget nytt finns att säga.
3. Se till att alla medarbetare har möjlighet att kommunicera sinsemellan bland annat med ett lättillgängligt intranät.