När Corona kom till Sverige – de första timmarna

Klockan var 11:45 på fredagen och kommunikatören Alexandra Svedberg skulle precis stoppa in i sin lunchlåda i micron när presstelefonen ringde. Det var Folkhälsomyndighetens presschef. Han undrade hur deras beredskap för Coronaviruset såg ut. Alexandra frågade honom om han ringde alla regioner. Nej, han ställde denna fråga enbart till Jönköping.
– Alexandra kom direkt till mig och vi samlade resterande nyckelpersoner till ett akut möte. säger Sofie Sääf sektionschef på kommunikationsavdelningen. Som tur var fanns alla på plats denna fredag eftermiddag.

Visst fanns det beredskapsplaner. Man hade en bred kännedom om läget i andra länder och regionen hade nyligen beslutat om en epedemiberedskapsplan där kommunikation var en viktig faktor.
– Sen har vi ju som vanligt våra kriskommunikationsplaner, säger Sofie Sääf. Men de handlar om akuta kriser som till exempel en bussolycka med många skadade. Den här krisen var ju något helt annat. Här var det ingen som svävade i akut livsfara. Nu var kommunikation som krishantering helt i fokus.

I tätt samarbete med Folkhälsomyndighetens pressavdelning arbetade en intern akut sammansatt organisation med att sätta upp planer och struktur för de kommande dygnen. Redan klockan 16 gick ett pressmeddelande ut och blev direkt uppläst i Sveriges Radios livesändning. En patient låg insjuknad på Länssjukhuset Ryhov i Jönköping. Bara en timme senare hade hela Sveriges journalistkår och även internationell press sin uppmärksamhet riktad mot Rosensalen på Rosenlund där presskonferensen hölls. Kommunikatörerna hade tränat på att snabbt kunna livesända via sociala medier men nu skulle de sända med Folkhälsomyndigheten som deltagare på distans – i ett helt annat system än de var vana vid.

Kommunicera – även utan ny information

Presskonferensen flöt dock på utan större problem och kvällen fortsatte med ett högt tryck på presstelefonen. Smittskyddsläkare Malin Bengnér var den talesperson som frågor skulle riktas till efter att de gått via kommunikationsavdelningen.
– Men det handlade inte om att sålla utan mer strukturera upp, säger Sofie. Malin svarade verkligen på allt. Vi var väldigt trygga med henne då och hon har sedan gjort ett fantastiskt informationsarbete hela vägen. Malin är väldigt kommunikativ och var tydlig i sina formuleringar även denna kväll, trots att det då inte fanns mycket vi kunde säga.

Samtidigt som hela världens frågor skulle besvaras fanns det medarbetare inom regionen som direkt påverkades och behövde informeras, utan att oroas. Hur mycket och vad var lämpligt att berätta?
– Det går inte heller att anta att alla går in och läser på intranätet en fredagkväll, säger Sofie Sääf. De flesta som inte var direkt berörda fick nog den första informationen via media ändå.

Andra intressenter som påverkades av nyheten behövde också information. Kontaktvägar upprättades med nyckelspelare och har varit oerhört viktiga för kommunikationsavdelningen sedan dess.

Patientsekretess eller allmänintresse?

Som om kommunikatörerna inte hade nog med presskonferenser, mediahantering och kommunikation med medarbetare och närliggande intressenter var det också viktigt att bemöta upprörda eller oroliga medborgare som kontaktade dem via olika kanaler.
– Det var en uppgift i sig bara att förbereda och hantera sociala medier, säger Sofie. Detta var också en viktig plattform för att följa reaktionerna. Vi dokumenterade mycket.

Parallellt med det praktiska arbetet pågick intensiva diskussioner om hur informationen skulle se ut. Det var en konstant balansgång mellan allmänintresse och patientsekretess. De kritiska rösterna var inte sena. Teamet lutade sig mot att de strikt följde Folkhälsomyndighetens rekommendationer. De bestämde tidigt att inte upprätta en egen FAQ-sida då informationen ändrades så snabbt. Det var bättre att hålla en enda punkt där man hade all aktuell information samlad och kontrollerad.
– Det hörde såklart fortfarande av sig många med väldigt specifika frågor ändå, till exempel bussbolag eller flygbolag som undrade om patienten rest med just dem, säger Sofie.

Fortsatt högt tryck på kommunikationsavdelningen

Klockan nio på kvällen beslutade Sofie och hennes kollegor att Malin skulle få en paus från intervjuerna. Redan klockan sex lördag morgon sattes presstelefonen på igen.
– Det är nästan som den inte slutat ringa sedan dess.

Innan man fått upp nya rutiner arbetade alla kommunikatörer i första hand med pressarbetet. De har både tagit in extra resurser och omstrukturerat organisationen för att mäkta med. Senare i februari konstaterades ytterligare bekräftade fall på andra håll i Sverige. I mars klassade WHO det som en pandemi.
– När det började intensifieras för hela landet var vi redan ganska slitna, säger Sofie.

Kommunikationen i centrum under hela året

Den externa samverkan i länet är Sofie väldigt glad över. Redan innan fanns ett nätverk med alla länets kommuner vilket visats sig extra värdefullt under året då budskapet delats och alla kommunicerat samma sak. Kommunikationen har förtydligats som expertis, särskilt för dem utanför yrkesgruppen, menar hon.
– Kommunikationen har varit i centrum under hela året. Det har blivit tydligt hur viktigt det är att kommunikatörerna är med redan i det initiala skedet.

Det gångna året har fortsatt vara intensivt för Sofie och hennes kollegor. Bara dagar innan denna artikel publiceras håller Region Jönköping en presskonferens ”med anledning av den höga smittspridningen och det ansträngda läget inom vården”. Sofie menar dock att de lyckats hålla en god hälsa bland medarbetarna och blivit sammansvetsade som en konsekvens av denna kris. De har förtydligat bilden av sina kompetenser och slipat sina arbetsrutiner. Mycket debreifing och tätt samarbete mellan de olika yrkesgrupperna har varit avgörande. Kommunikationen har fungerat som knytpunkten mellan såväl vaktmästeri, och vård, som ledning och HR.
– Alla har verkligen behövts. I en krissituation arbetar man så tydligt tillsammans mot ett gemensamt mål vilket gör att man kommer väldigt nära varandra, både i arbetsuppgifter och i känslor. Det är fortfarande väldigt intensivt för oss, men ingen har klagat, alla fortsätter bara göra sitt absolut bästa.