Så lyckas du med hybrida möten – här är Eva Åbergs 6 bästa tips
Under pandemin såg vi både fördelarna och nackdelarna med digitala och hybrida möten. Under ett webbinarium tillsammans med Sveriges Kommunikatörer bjöd Eva Åberg på sina bästa tips för hur du lyckas med möten i hybridform. Vi har sammanställt några vanliga frågor och svar om hybridmöten, samt Evas bästa tips för hur du lyckas.
Vad är egentligen ett hybridmöte?
Ett hybridmöte sker när personer deltar i mötet både på distans och fysiskt.
När passar hybrida möten?
Hybrida möten ska genomföras om det ger oss de bästa förutsättningarna att uppfylla mötets syfte med hög kvalitet. Hybrida möten passar bäst när kommunikationen är enkelriktad, såsom föreläsningar eller presentationer. Det passar även när syftet med mötet är att dela information med medarbetare, med en låg grad av interaktion. Hybrida möten fungerar även bra för vanliga möten, men då måste du ha rätt tekniska förutsättningar och en bra facilitator.
Vilka utmaningar finns när det kommer till hybrida möten?
En vanlig utmaning är att fokuset ofta ligger i det fysiska konferensrummet. Som digital deltagare blir det svårare att ta ordet och skapa kontakt med de övriga deltagarna. Om du hela tiden måste påkalla de övriga deltagarnas uppmärksamhet för att ta ordet, utan att vara naturligt involverad i samtalet, kommer du förmodligen att känna dig tjatig.
Hur får man till ett riktigt bra hybridmöte?
Hybrida möten kommer att fungera bättre om du innan funderar på mötets syfte och vilka behov för interaktion som finns. För ett bra resultat måste alla ha samma förutsättningar för att komma till tals och delta i mötet. Tänk på följande punkter för att skapa ett jämlikt deltagande:
- Är problemet att du inte har tekniska förutsättningar för att inkludera alla deltagare? Ett tips är att alla använder varsin dator med videokamera och hörlurar, oavsett om de deltar fysiskt eller på distans. På så sätt jämnar du ut förutsättningarna för deltagande, och skapar en miljö där alla ser och hör varandra tydligt. Använd dig gärna av en gemensam digital whiteboard, där alla deltagare ser vad som skrivs och kan göra tillägg.
- Du bör även undvika att facilitera två grupper. När du har hybrida möten skapas ofta två grupper, en på distans och en fysiskt. Om ni ska arbeta i bikupor bör du inte dela in gruppen i de som närvarar fysiskt och de som närvarar på distans, utan se till att blanda upp deltagarna.
- Förbered ditt möte genom att informera deltagarna om vilka tekniska förutsättningar som finns, och vad man bör ha med sig. Det kan handla om att alla ska delta från varsin dator med hörlurar. Skicka redan innan mötets start instruktioner för hur deltagarna kan komma in i whiteboarden.
- Du bör även möblera rummet så att alla syns lika bra, och se till att alla deltagare kan se varandras ögon.
- Som mötesledare bör du även planera för interaktion i mötet. Se till att fråga runt i både det digitala och fysiska rummet, samt ha bestämda överenskommelser för hur man begär ordet.
- I korthet ska det finnas lika möjligheter för att:
- Be om ordet och bidra i samtalet
- Se allas reaktioner
- Se den som pratar i ögonen
- Se mötesledaren
- Se eventuell presentation
- Se och bidra på en whiteboard.