Hur förbereder du dig inför en presentation? Förmodligen använder du dig av ett visuellt stöd, där du lägger in slides med bilder och långa texter. Denna metod har blivit en global standard för hur vi genomför allt från möten till seminarier, presentationer och kundpitchar – trots att det är långt ifrån effektivt när det kommer till att fånga publikens uppmärksamhet. Erik Dahlkvist menar att sättet vi presenterar idag inte utgår från lyssnarens behov. Han menar att vi behöver visa mer omtanke för publiken.
– Istället för att bara visa slides arbetar vi på Hilma med en storyline. En storyline är till för att skapa ett sammanhang för lyssnaren, där presentatören utgår från vad publiken faktiskt behöver. Idag uppfattas cirka hälften av alla presentationer som bortkastad tid. Studier visar att detta beror på att folk inte förstår varför de är där och vad det är som sägs. En presentation består ofta av för många textbaserade bilder, där man konsekvent överskattar människans förmåga att ta in information. En storyline gör att det bildas en tydlig form för berättelsen.
En storyline förutsätter att du formulerar ett mål som gör det tydligt vad du vill åstadkomma. Din målsättning ska alltid vara att fokusera på lyssnaren, vad de ska förstå, lära sig och känna. Saknas ett mål bör du undvika att samla människor. Hilma hjälper dig att formulera ett mål för lyssnaren, och indikerar att du behöver fundera vad du vill med lyssnarna ett varv till – eller kanske avstå mötet helt.
Erik Dahlkvist: Vi är för självfokuserade när vi presenterar
Erik menar att detta snedvridna fokus beror på att vi är alltför självcentrerade när vi skapar presentationer. Människan är allt som oftast obekväm med att tala inför en grupp, vilket gör att vi prioriterar hur vi själva uppfattas i andras ögon.
– Det är en överlevnadsstrategi som baseras på att få ett socialt godkännande från gruppen. Därför tenderar vi att fokusera mer på att vara korrekta snarare än att vara begripliga. Det för att ingen i gruppen ska kunna påstå att man har fel i sina påståenden. Man säkrar ofta upp sig genom att skriva ned lite för mycket fakta på presentationsbilder för att visa att man tänkt rätt. Men det är inte så man når människor, gruppen blir inte klokare utan snarare mer förvirrade.
En naturlig konsekvens av detta blir att en stor majoritet av presentatörerna bara bryr sig om vad de själva ska säga och hur det ska framstå – men inte hur det ska tas emot av publiken. Det skapar sällan meningsfull tid i rummet. Kommunikation sker alltid när man möts.
Så skapar du en storyline för dina presentationer
En storyline är till för att skapa sammanhang för publiken. Erik menar att det i grund och botten handlar om att skapa ett koncept eller en helhet som hjälper lyssnaren att ta till sig information.
– Enkelt förklarat syftar en storyline till att visa hänsyn till människan som lyssnar på dig. Vi lär oss bäst genom att både känna känslor och tänka tankar. Om du sitter en timme och inte får möjlighet att känna någonting och inte förstår någonting så kommer du att lämna mötet med känslan av att det var bortkastad tid.
Erik menar att konceptet “Ted Talks” är ett tydligt exempel på hur man utformar en bra känslo- och tankekurva, där man fångar upp människors känslor för att sedan uppmana till tanke och slutligen känslor igen. Han menar att det är så hjärnan tar till sig information allra bäst, genom ett sammanhang och genom en berättelse. Du kan bygga en storyline genom att besvara de frågor lyssnarna behöver få svar på genom presentationen:
Varför ska jag lyssna på dig? Detta innebär att du behöver hitta anledningen som engagerar dina lyssnare. Skapa nyfikenhet genom att berätta ett exempel från den verkliga världen, och skapa spänning genom att inte avslöja slutklämmen förrän i slutet.
Vad är det här för någonting? Här behöver du använda tydlighet, enkelhet och konceptualisering som gör att man som lyssnare känner sig smart. En vanlig miss är att man som presentatör blir alltför faktaorienterad för att visa att man själv är väldigt smart. Det leder ofta till att man pratar över huvudet på sin publik. Ditt mål är istället att skapa smarta lyssnare.
Hur funkar det här? Publiken behöver aktiveras och tänka själva på de idéer du presenterar. Låt dem vara kreativa, diskutera och lösa problem för att lära sig. Du kan också aktivera publiken genom att ställa frågor samt dela med dig av exempel och dilemman.
När ska jag agera på detta? Detta steg handlar om att hjälpa lyssnaren att fundera på hur och när man ska agera med den nya informationen. Erik menar att allt föds två gånger: en gång i fantasin, och en gång i verkligheten. Ge din publik möjlighet att fantisera för att de ska kunna agera.
Hur länge kan en publik orka lyssna aktivt under ett möte? Erik menar att detta beror på graden av aktivitet. Du kan hålla kvar människors uppmärksamhet en längre tidsperiod om de får vara aktiva och delaktiga. Om du planerar att presentera utan aktiva inslag menar Erik att fönstret för ett koncentrerat lyssnande är ungefär tjugo minuter. Om du ska använda bilder i din presentation måste du fundera innan på vilka bilder och vilken text som är absolut nödvändig för lyssnaren, och inte klämma in text och punktlistor bara för att.
– Om du inte kan berätta något i ord, utan har en bra bild eller ett filmklipp så ska man ta till det. Målet är att lyssnarna ska få det absolut bästa sättet att lära sig något genom. Ibland behöver man en graf eller en kort förklaring för att förstå ett samband. Bilderna ska förstärka en helhet, men de ska inte vara utgångspunkten. Man behöver helt enkelt tänka över bilden bättre, och inte överbelasta dem med information.
Varsågod! Du som är medlem får Hilma helt gratis i ett år.
Vill du använda Hilma för att skapa fängslande presentationer? Som medlem i Sveriges Kommunikatörer får du full tillgång till Hilmas coaching och storylines i ett helt år! Läs mer under Min sida. Där kan du också se ett inspelat webbinarium med Erik Dahlkvist där han berätta mer om att sätta lyssnaren i fokus.