byravarlden nyhetsbrev uthallighet webb

Tio tips för att skapa en uthållig organisation på distans

Publicerad: 15 maj 2020

Att Corona-pandemin ställer nya krav på de flesta företag och organisationer råder det inga tvivel om. Och den största bördan att bära faller på ledarskapet. Tobias Franzén, vd på The Amazing Society har tillsammans med Byråcoachen Malin Ingevall satt ihop tio tips över framgångsrika åtgärder för att skapa en uthållig organisation som har goda förutsättningar att ta sig genom en prövande situation.

Den här artikeln publicerades ursprungligen hos Byråvärlden.

  1. Formulera en vision och målbild över hur företaget eller organisationen ska se ut efter Corona-pandemin och kommunicera den till personalen. Ge alla någonting tydligt att sträva mot. 
  2. Försök inte kopiera de processer som fungerar offline till ett arbete online. I och med att många organisationer börjar arbeta mer på distans ställs nya krav på de arbetsprocesser som används. Detta ger möjligheter för många att tänka om kring hur arbetsflöden ser ut och prova nya saker. Till sakens natur hör att nya sätt som uppfinns typiskt bidrar till högre effektivitet. Möten kan avhandla samma ämne på kortare tid och den digitala tillgängligheten är lättare att kontrollera än den i det fysiska rummet vilket bör ge upphov till färre drive bys – störningar i arbetet för att en kollega kommer förbi i det öppna landskapet. 
  3. Erkänn begränsningar och utmaningar med att jobba hemma. På samma sätt som många av oss får mer lugn och ro, får andra en svårare arbetssituation. Att arbeta hemifrån ökar produktiviteten för vissa medan det sänker den för andra. Erbjud möjligheten att arbeta från kontoret för dom som vill men se till att alla som pendlar till kontoret gör det utan risk för att bli smittade. 
  4. Etablera en tydlig metod för internkommunikation som både klarar av att ge tydlig information och instruktioner till personalen och som klarar av att svara på alla frågor som kommer. Törsten efter information är omöjlig att släcka i kristider och det gör det viktigt att dela upp samlingar med personalen. På The Amazing Society har man samlat upp alla inkomna frågor och besvarat dem i ett dokument som är tillgängligt för hela personalen. Detta göra att i takt med att ny information kommer som alla bör ta del av så kan dokumentet uppdateras och alla har hela tiden tillgång till uppdaterad information såväl som all historisk information som givits av företagsledningen. 
  5. Använd ett språk som enar och stärker organisationens uthållighet. Detta är en av de svåraste punkterna för ledarskapet. Att genom retorik skapa sammanhållning och kultur – en fighting spirit. Hjälp din personal att att agera på ett sätt genom krisen som de kommer vara stolta över. Något de kan sätta på sitt CV och något som de tar upp när de får frågan vad de är stolta över i framtiden.  
  6. Dra lärdom av de förändringar som genomförs just nu. Förvisso är de flesta förändringar nödvändiga för att en organisation ska klara av pandemins effekter. Både vad det gäller att skydda personalens och deras familjers hälsa, men även de ekonomiska konsekvenser som kan komma. Samtidigt är det troligt att många av förändringarna som sker ger en ökad effektivitet och bör därför inte försvinna när vi kan gå tillbaka till ett normalläge. Speciellt för organisationer med permitterad personal där många i vissa fall behöver göra mer med mindre. Med snävare tidsramar kommer kreativa lösningar växa fram som är viktiga att behålla och implementera för framtiden.  
  7. Hjälp personalen med virtuellt umgänge. För många är en tid av isolering plågsamt psykiskt, framförallt kanske för personer som bor i singelhushåll. Investera i bra tekniska lösningar och utöka mängden (frivilliga) tillfällen för umgänge. After works, spel- eller quizkvällar, att äta lunch ihop, att träna ihop – det mesta går att göra digitalt. Se till att från ledarskapets sida hålla aktivitetsgraden uppe. 
  8. Visa medkänsla och empati. Ta dig extra tid för att ge ditt team personlig uppmärksamhet, ring istället för att chatta och ring ganska ofta. Låt situationen bli en möjlighet till större närhet och personlig kontakt som ett sätt för företaget att visa ett medmänskligt ledarskap i en svår tid, men också ett sätt att stärka personalens moral och solidaritet genom det individuella samtalet. 
  9. Engagera medarbetarna i att designa nya sätt att arbeta. Det påtvingade distansarbetet samt den särskilt utsatta ekonomiska utmaningen för många företag och organisationer ger upphov till många idéer på lösningar från alla som är engagerade. Och de bästa lösningarna på operativa utmaningar kommer generellt från personer i linjen. De som själva ställs inför utmaningen i sin vardag är rimligen bäst lämpad att även lösa den. Ta tillvara på idéer och förbättringsförslag och ta tillvara på kristidens möjlighet att samskapa en bättre organisation för framtiden.
  10. Regeringen och myndigheter uppmuntrar till kompetensutveckling för permitterad och varslad personal. Detta är ett utmärkt tillfälle att använda den extra tid alla får till att gå den där kursen som man har tänkt gå så länge. Förvisso kanske företagen har en lägre förmåga än vanligt att finansiera kompetensutveckling, men det finns mycket utbildningar att tillgå som personalen själva kan gå kostnadsfritt eller till en väldigt låg kostnad.
loader
Laddar