Vad kan den kognitiva beteendeterapin lära oss i arbetet med förändringskommunikation?

KBT har som terapiform fått ett lyft under 2000-talet. Huvudprincipen inom KBT är att patienten ska analysera rimligheten i sina egna tankar och avfärda tankemönster och antaganden som är orimliga. Sveriges Kommunikatörer undersöker om det finns delar inom KBT som kan användas i den interna kommunikationen under förändringsprocesser.

Visa acceptans för medarbetarnas oro

Du har fått reda på att din tjänst kommer att förändras när två avdelningar slås ihop. Orolig och stressad bokar du in ett möte med din chef. Chefen berättar: ”det är inget att vara orolig över, förändringar är naturliga”. I ett annat scenario säger chefen: ”jag förstår din oro och det är fullt naturligt vid sådana här förändringar”. Vilket scenario tror du lugnar mest?

Acceptance and commitment theory (ACT) är en teori inom KBT. Teorin utgår från att människor undviker tankar som är obehagliga vilket har visat sig vara en vanlig orsak till nedstämdhet och oro. Genom att acceptera negativa tankar undviker vi att reagera impulsivt och i bästa fall släpper vi våra grubblerier. Vid påfrestade situationer låter vi ofta känslorna ta över och det bästa sättet att bemöta känslostyrda människor är att visa förståelse för känslorna. Genom att visa förståelse för medarbetarnas känslor kan vi skapa ett lugn - därifrån blir det lättare att förklara vad förändringen konkret kommer att innebära.

Eva Willstrand är senior konsult på Academic House och expert på internkommunikation. Hon leder även Sveriges Kommunikatörers tredagarskurs Värdeskapande internkommunikation. Sveriges Kommunikatörer har bett Willstrand att ge sin syn på saken:

–En av de viktigaste pusselbitarna för att möjliggöra en bra förändringsprocess är att verkligen ta sig tid att formulera ett ärligt svar på frågan varför, en begriplig och trovärdig förklaring till det som lett fram till behovet av förändring. När vi sedan kommunicerar detta behöver vi ge utrymme för eventuell kritik och negativa reaktioner och vi behöver vara beredda på att produktiviteten sjunker under en period.

–Det är också viktigt att du som kommunicerande chef, ledare eller kommunikatör finns tillgänglig. Reaktionerna kommer inte samtidigt.

Bygg din kommunikation på fakta

KBT handlar om att tänka rationellt och att låta fakta styra beteendet.  En stor förändring på en arbetsplats kan automatiskt leda till negativa tankar som baserar sig på tidigare händelser. Tankarna leder sedan till känslor och beteenden.

Kommunikatörer bör identifiera de negativa tankarna som finns hos medarbetarna och skapa sig en förståelse över hur de negativa tankarna uppstått – finns det till exempel en tidigare händelse inom organisationen som påverkar? Sedan bör kommunikatören i sin kommunikation förklara det felaktiga i tankemönstret. 

Eva Willstrand kommenterar:

–Jag menar att det är viktigt att både chefen, ledaren och kommunikatören är uppsökande. Vänta inte på att frågor och funderingar ska nå fram till er, fråga istället aktivt dina medarbetar och kollegor hur det är och om det finns några oklarheter kopplade till förändringen. Försök få tag i rykten och spekulationer innan de hunnit slå rot som sanningar.

–Att repetera fakta och status i olika kanaler under hela förändringsresan, muntligen med stöd av det skriftliga, är avgörande för att processen ska lyckas. Om det finns dåliga erfarenheter av tidigare aktiviteter bör detta självklart belysas. Att förtydliga att man lärt av tidigare misstag (förutsatt att man gjort det!), skapar oftast både ökad trovärdighet och en känsla av respekt.

Aktivera medarbetarna

KBT-psykologens roll går ut på att lyssna, uppmuntra, lära ut och hjälpa klienten att definiera mål. Klienten har som uppgift att sätta sina mål, redogöra sina problem och utmana sina negativa tankemönster. Att klienten är engagerad och delaktig i processen är en central del i terapin.

Genom att ta på sig KBT-glasögonen kan kommunikatörer och chefer få medarbetarna aktiva och delaktiga i förändringen och även få dem att ifrågasätta sina antaganden. På det sättet får också medarbetarna mindre tid att oroa sig och lyssna till negativa tankar.

Ett sätt att minska medarbetarnas oro är att under en förändringsprocess öka antalet trivsamma personalaktiviteter. I samband med det kan medarbetarna även få träning i problemlösning och positivt tänkande – två centrala delar inom den kognitiva beteende terapin.

Eva Willstrand kommenterar:

–Värdet av att känna sig involverad i besluts- och förändringsprocesser ska aldrig underskattas. Om vi med hjälp av regelbunden och lättillgänglig kommunikation involverar våra medarbetare är sannolikheten att vi minskar motstånd och oro även kring de mer dramatiska frågorna stor. Öppen, regelbunden och begriplig kommunikation minskar inte bara stressen, oron och risken för spekulation, det skapar i bästa fall till och med en acceptans och ökad förändringsbenägenhet. Att ägna sig åt att sätta kortsiktiga mål och gärna fira "segrarna" löpande under förändringsprocessen hjälper medarbetarna att dela bild och att få ökad förståelse för situationen.

–Jag menar också att medarbetarna kan hjälpa varandra att bli mer lösningsorienterade i sitt tänk och att skapa en teamkänsla kring "det nya". De som av olika skäl ser möjligheterna och fördelarna snabbare kan till och med hjälpa sina kollegor som kanske känner sig mer tveksamma och oroliga. Och sist men inte minst, glöm inte att kommunicera när förändringsprocessen är genomförd och "det nya" är det som gäller fullt ut. Ett tydligt projektavslut helt enkelt. Det hjälper alla inblandade att agera framåtriktat och minskar risken för att falla tillbaks i gamla hjulspår.

Kurser i internkommunikation

Är du intresserad av internkommunikation och förändringskommunikation? Läs mer om Sveriges Kommunikatörers kurser inom dessa områden:

Värdeskapande internkommunikation

Strategisk intern kommunikation

Att lyckas med förändringen

Pitchretorik – att sälja in en idé eller förändring

Bli medlem i Sveriges största nätverk för kommunikatörer och träffa 7 400 kollegor. Du får tillgång till våra kostnadsfria event för medlemmar, rabatt på kompetensutveckling och får ta del av det senaste inom vår bransch. Du hjälper även till och stöttar svensk kommunikationsforskning.