3 sätt att lyckas med den interna kommunikationen
Hur stärker du den interna kommunikationen? Susanne Dahlman, kommunikationsrådgivare, hjälper dig att se förbi intranät och digitala kanaler, släppa kontrollen och bli en strategisk lyssnare för att lyckas med din interna kommunikation.
Den här artikeln är en del av Sveriges Kommunikatörers julkalender, där vi varje dag i december bjuder på spännande och lärorika spaningar och insikter från kommunikationsexperter.
1. Intern kommunikation är mer än intranät och digitala kanaler
En av de vanligaste missuppfattningarna med intern kommunikation är att det är samma sak som ett intranät. Så enkelt är det inte. Intern kommunikation är komplext och handlar om all kommunikation mellan alla som arbetar i eller för en organisation. Intern kommunikation handlar även om ledarskap och medarbetarskap, om tillit, öppenhet och kultur.
Den lite snäva uppfattningen om vad intern kommunikation egentligen är, begränsar möjligheterna. Strategisk, genomtänkt och medveten, intern kommunikation bidrar till att din organisation kan bli riktigt framgångsrik – det leder till mer engagemang bland medarbetarna, bättre prestationer, ett mer hälsosamt och tillitsbaserat arbetsliv, bättre innovationsklimat, och en förmåga att genomföra förändringar. Stor potential, alltså!
Men det kräver att du jobbar med ett helhetsperspektiv och inte bara tänker på vilka kanaler du ska använda. Utgå från organisationens mål och utmaningar, medarbetarnas förutsättningar och bygg sen ett kommunikationssystem som passar just din verksamhet. Underlätta kommunikationen kring det organisationen behöver ha högt på agendan – och det medarbetarna vill förstå bättre. Välj kanaler som fungerar i just din organisation, kanske inte alltid de mest tekniska/digitala eller mest hypade. Ibland kommer man långt med en anslagstavla på rätt plats i en produktionsmiljö. Men oavsett vilken organisation du än befinner dig i, måste du jobba med att utveckla chefernas kommunikation i ledarskapet, det är det som spelar störst roll för att utveckla fungerande intern kommunikation.
2. Släpp kontrollen – hjälp andra att ta ansvar istället
Kommunikationsavdelningen har ett viktigt övergripande ansvar för den interna kommunikationen, men total kontroll går inte att uppnå. Och ska heller inte eftersträvas. Satsa istället på att hjälpa medarbetare och chefer att bli bättre på att ta sitt kommunikationsansvar. Många har nytta av att kunna göra en enkel kommunikationsplan kopplat till ett förändringsarbete, att utveckla sina budskap så att medarbetare eller kollegor förstår hur de ska bidra - eller att som chef veta hur man ska göra för att få till bra avdelnings- eller APT-möten och dialoger med sina medarbetare. Det blir kanske inte alltid lika bra som om kommunikationsexperten gjort jobbet själv, men det kan bli tillräckligt bra. Att facilitera och utveckla chefers och medarbetares förmåga att kommunicera är en viktig uppgift för en internkommunikatör
3. Bli en strategisk lyssnare
Arbetet med intern kommunikation har ofta fokus på att distribuera sofistikerade budskap via en massa olika kanaler för att skapa uppmärksamhet (jovisst, det är ibland också en viktig uppgift, om det inte blir för många ”sändningar” eller bidrar till motstridiga budskap). Men kommunikation handlar också om att lyssna. Lyssna på medarbetarna, lyssna på cheferna. Men inte hur och när som helst, utan med en tanke om vad du ska lyssna på, när du ska lyssna, och hur det ska gå till. Och förstås vad du ska göra med det du hör. Konsten att lyssna strategiskt behöver även ledningen behärska och prioritera, de har mycket att förlora på att inte lyssna på medarbetarna – och här har kommunikatörerna en viktigt uppgift för att skapa struktur och kultur för medvetet lyssnande i verksamheten.
Du som vill veta mer, se tre aktuella kurser på ovan teman:
