Omvärldsanalys i praktiken - så gör du i 4 steg

Därför ska du som kommunikatör bevaka och analysera din omvärld

Att bedriva löpande omvärldsanalys har många fördelar, speciellt i den informationsrika och föränderliga värld vi lever i nu. För dig som kommunikatör är det extra viktigt att vara delaktig i vad som händer, både i branschen och i omvärlden generellt. 

Genom att kontinuerligt arbeta med omvärldsanalys stärker du ditt självförtroende i din roll samt din förmåga att argumentera för dina idéer och handlingsalternativ. Här är några av de konkreta vinsterna som finns att hämta för dig som kommunikatör:

• Du blir bättre på att identifiera din organisations kommunikativa behov.
• Du stärker din förmåga att skapa relevanta och välgrundade beslutsunderlag.
• Du kommer att kunna göra en kartläggning av utbudet på marknaden.
• Du får viktiga insikter kring hur dina konkurrenter arbetar.
• Du kommer att vara uppdaterad på aktuella samhällstrender för kommunikatörer, exempelvis inom digitalisering eller hållbarhet.

Så gör du steg för steg för steg

1. Definiera mål och frågeställningar

Det första du måste göra är att definiera dina målsättningar, vilket kommer att hjälpa dig att hålla analysen effektiv och målinriktad. Fundera över vilken typ av information du behöver – är målet att kartlägga dina konkurrenters verksamhet? Är målet att “se in i framtiden”, exempelvis hur X kommer att påverkas under Y års tid? Eller är målet att vara uppdaterad på de senaste trenderna inom branschen?

När du har målbilden framför dig kan du efter den utarbeta ett antal frågeställningar för att konkretisera hur du ska göra för att uppnå dina mål. Några exempel på frågeställningar är:

• Vilka är mina konkurrenters styrkor och svagheter?
• Vilka är de bästa kommunikationsinitiativen som gjorts för liknande projekt?
• Hur ser den politiska opinionen ut för mitt projekt/min verksamhet?
• Vilka utmaningar står min verksamhet och min bransch inför?

När du definierat målbild och frågeställningar kommer de att fungera som vägvisare framåt i arbetet.

2. Definiera den omvärld som din organisation verkar i

Det andra steget är att definiera den kontext som du och din arbetsplats verkar inom. Genom att avgränsa området för vad du ska undersöka undviker du känslan av att “drunkna i information”, och gör det lättare att veta var du ska börja. Du kan använda olika typer av avgränsningar beroende på vad du anser är relevant. Ett vanligt ramverk är att använda sig av så kallad PEST-analys, som innehåller följande parametrar:

• Politisk, exempel: politisk stabilitet, skatter, arbetslagstiftning
• Ekonomisk, exempel: inflation, tillväxt, växelkurser
• Social, exempel: kultur, säkerhet, samhällsattityder
• Teknologisk, exempel: forskning, utveckling, automatisering

Fundera över vilken eller vilka kontextuella parametrar som är viktiga för din verksamhet utefter dina satta målsättningar och frågeställningar. Sätt sedan dina frågeställningar i relation till de valda parametrarna – så har du ett bra tillvägagångssätt för att besvara dina frågor. 

3. Hitta och välj rätt informationskällor

Att välja rätt informationskällor kan vara lite krångligt, eftersom det i början av projektet finns en uppsjö av olika källor att vända sig till. Skriv en prioriteringslista på vilka områden du vill bevaka, och gå sedan igenom vad det finns för:

• Aktuell forskning på området. Läs eller delta på webbinarier om vetenskapliga rapporter, uppsatser eller framtidsforskning.
• Branschmedia. Sammanställ en lista på aktuell branschmedia såsom tidningar, bloggar, poddar eller kanaler.
• Officiella källor, såsom myndigheter eller andra offentliga institutioner.
• Åsikter och beteenden bland kunder och användare. Följ hashtaggar på sociala medier eller välj ut ett antal sökord du bevakar. Undersök om det finns efterfrågade kompetensområden eller attityder hos kunder genom att göra intervjuer. 
• Konkurrenters sociala medier och webbplatser. Vad skriver de om? Vad missar de att skriva om?
• Kännedom bland medarbetare. Använd dina medarbetare och kollegor för att se vad de har snappat upp för begrepp eller trender i omvärlden.
• Event inom området. Finns det seminarier, mässor eller konferenser att gå på?

4. Analysera och sammanställ dina resultat

I den här fasen har du förmodligen mycket information att analysera. Börja med att skapa analytiska kategorier för den information du fått för att göra arbetet lättare, exempelvis genom att skapa spindeldiagram, ordmoln eller en Excel-fil. Experimentera med olika sätt att analysera din information, och hitta  sätt för att komma fram till de viktigaste slutsatserna. Hitta sedan en struktur för hur du ska presentera dina resultat på ett begripligt sätt.