Kommunikatören – alltid tillgänglig, aldrig ledig?

Ständig närvaro på sociala medier, ett nyhetsflöde som aldrig slutar uppdateras och en mejlinkorg som är öppen dygnet runt. Kommunikatörer vittnar om en förväntan på att ständig vara tillgänglig, även kvällar, helger och semestrar. Vad ska vi göra för att inte bränna ut kommunikatörerna?

Nyligen lade Sveriges Kommunikatörer upp en diskussionsfråga på Facebook angående organisationers beredskap vad gäller press, webb och sociala medier samt vad som kan göras för att underlätta för kommunikatörer. Många visar intresse för frågan och pekar på riskerna med att inte kunna koppla ner.

Maria Niemi, vd på Hyvää Kommunikation, är en av de som deltog i diskussionen på Facebook. Hon menar att kommunikatörer riskerar att ställas inför dilemman som till slut påverkar välmåendet. Själv var hon med om att ha ansvaret att sköta relationerna i sociala medier på egen hand, utan jourersättning eller någon att byta av med.

– Man börjar lätt svara på helgerna oavlönat för att förhindra den där hemska ångesten som kommer när man öppnar kontona på måndagen och ser hopen av inlägg som kommit in när man varit ledig, säger Maria Niemi.

Enligt European Communication Monitor 2014 tycker över 70 procent av europeiska kommunikatörer att deras arbetsbörda har blivit tyngre, och ungefär samma andel anser att man arbetar för mycket för att det ska bli balans mellan arbete och fritid. Samtidigt uppger två av fem anser sig inte veta hur de ska hantera det ökade informationsflödet.

Skapa en sund digital miljö

Pressen att vara anträffbar och den digitala stressen kräver nya arbetssätt. Katarina Gospic är hjärnforskare och har tillsammans med Telenor Företag nyligen tagit fram ett koncept för att hantera digital stress.

– Det är en myt att vi kan göra flera saker samtidigt. I själva verket hoppar hjärnan jättesnabbt mellan olika arbetsuppgifter, och varje gång vi byter måste hjärnan ställa om sig på nytt. Detta är extremt energikrävande samtidigt som det gör att vi presterar sämre jämfört med om vi hade gjort en sak i taget, säger Katarina Gospic i ett pressmeddelande från Telenor.

Koncept kallar Telenor Företag för "workfulness", en strategi för att bygga en sund digital miljö som minskar stress och ineffektivitet i arbetslivet. Tanken är att skapa ett nytt förhållningssätt till teknik där hjärnan får vila för att sedan kunna prestera.

Katarina Gospic menar att vi måste ha lugn och ro för att kunna prestera på topp. Det kan man göra genom att stänga av ljud och notiser på mobilen, ruta in tid specifikt avsedd för att svara på mejl och använda tekniska lösningar för att hantera och sortera information. Men det är även viktigt att i perioder helt stänga av dator och mobil. Därför lyfter även Katarina Gospic och Telenor Företag vikten av att även tala om vilka förväntningar som finns på tillgänglighet.

Dela på ansvaret

I Sveriges Kommunikatörers kanaler understryker flera kommunikatörer att det är viktigt med definierat och avlönat jourarbete.

– Inför kommunikatör i beredskap (KIB) med ersättning enligt avtal. Sätt en rutin för hur KIB:arna ska jobba så är omvärldsbevakningen och kriskommunikationsberedskapen säkrad. Att vi ska ha betalt för jourarbete tycker jag är väldigt viktigt. Alltför många jobbar på den goda viljan vilket förstås lätt leder till just utbrändhet, säger Annica Nilsson, kommunikatör på Nyköpings Kommun.

Även Maria Niemi tycker att det viktigaste är att dela på arbetsbördan och schemalägga ansvaret. Hon krävde till slut uppbackning och bättre struktur av sin arbetsgivare – något hon säger att hon borde ha gjort långt tidigare.

– Utan att organisera upp det enligt ett jourschema bränner organisationen bara ut kommunikatör efter kommunikatör, säger hon.

Idag har Maria Niemi dragit nytta av sina erfarenheter och jobbar med organisationer som vill jobba med sociala medier på ett strategiskt och inte minst hållbart vis. Hon är övertygad om att det finns framgångsrika sätt att skapa en bra miljö för kommunikatörer.

– Ett framgångsrikt sociala medie-arbete kan ge positiv press. Mitt bästa minne är faktiskt från ett av de där dreven då media rapporterade om hur bra vi var på att sköta vårt twittrande.

 

6 tips för en hållbar situation

  1. Klara ut vilka förväntningar som finns på kommunikatörens tillgänglighet
  2. Definiera vilka förväntningar som kan ställas på organisationens tillgänglighet
  3. Skapa rutiner, struktur och schema för jourarbete
  4. Stäng av ljud- och ljussignaler samt avaktivera notiser på tekniken
  5. Inför helt teknikfri tid för hjärnans återhämtnings skull
  6. Ta hjälp av professionella, tekniska verktyg för att hantera information och sociala medier.

Tipsen kommer från konceptet "workfulness" och från kommentarer på Sveriges Kommunikatörers Facebooksida. Var med och diskutera du också! På Facebooksidan utbyter kommunikatörer tankar med varandra, oavsett om det gäller hur man bäst implementerar en kommunikationsstategi eller tips på gratis videoredigeringsprogram. Tidigare ställda frågor hittar du i Kunskapsbanken

 

Läs mer

European Communication Monitor 2014
Telenor Företags handbok om Workfullness

loader
Laddar