tank ux aven nar du skriver till kollegan

Tänk UX – även när du skriver till kollegan

Publicerad: 24 jun 2021

Vardagens formella och informella konversationer har flyttat in i chattverktyg och mailtrådar. Korta meningar och avsaknaden av både ton och ansiktsuttryck bäddar för missförstånd. När nu hybridkontorets digitala kommunikation är ett faktum, hur är vi tydliga utan att tappa fokus och peppande utan att tumma på professionaliteten?

Mattias Åkerberg är expert på att kondensera just budskapstunga texter till korta meddelanden. Som UX-writer vet han värdet av att balansera språket och sätta sig i mottagarens situation.
– UX-copy är att guida med ord. Dina ord ska få den som läser att göra rätt direkt. De kunskaperna kan vi lyfta över till ett mail eller en chattkonversation. Du vill förmedla något så tydligt och enkelt att det inte går att missuppfatta. Mail och chattkonversationer ger utrymme för mycket tolkning. Därför är det en ständig utmaning att tydligt förmedla att det här önskar jag att du gör och kombinera det med att få en schysst känsla. Vi vill inte peka med hela handen och uppfattas som aggressiva.

Lagom kort men kristallklart

Kommunikatörer har som uppgift att göra jobbet åt den som ska läsa, oavsett om det är en webbplatsbesökare eller en kollega. Att hålla det kort är en enkel regel för att se till att fokus hamnar rätt. Det handlar om att vara sparsam med orden, och framförallt sina kollegors tid. Men Mattias vill understryka att kortfattat inte nödvändigtvis är en strävan efter så få ord som möjligt. Tvärtom kan det krävas lite förstärkning av det du vill förmedla. Om du skriver kort men det väcker frågor blir det ett ineffektivt meddelande ändå, antingen för att läsaren måste tänka efter för att förstå – eller för att det orsakar kostsamma missförstånd.
– Då är det bättre med två kristallklara meningar, istället för två svårtolkade ord. Det gäller att hitta en balans. Det kan vara effektivt att skriva kort men ibland gör några fler ord att det blir vänligare och även tydligare. Det är verkligen värt att läsa igenom något innan man skickar iväg det. Sätt dig i mottagarens position – är det kristallklart vad jag menar?

 

Inte inte-ord eller vaga verb

De som har tagit del av Mattias kurs Skriv bättre copy och content eller sett hans webbinarium vet att verb är ett kraftfullt verktyg för att vara tydlig. Han säger att det är viktigt att vara tydlig med vem som ska göra vad.
– Annars blir det bara en lös boll som passas runt. Det är vanligt när vi använder vaga och passiva verb: ”Ett beslut måste tas i den här frågan inom kort”. Sådana formuleringar föder fler frågor än vad de ger svar på, säger Mattias."

Hur kan vi då klämma in vad som ska göras, av vem, till när, använda tydliga verb och dessutom förklara varför något är viktigt – utan att peka med hela handen? Kort och tydligt skulle kunna vara att skriva: ”Johan måste se till att rapporten är klar på onsdag, annars blir inte projektet klart i tid”. Meddelandet besvarar vem, vad och när och hålls kort. Risken är dock att detta skapar stress och oro hos inte bara Johan, utan även övriga kollegor, som istället tar fokus från innehållet.

Använd det positiva målet som rikning

Mattias jämför med när vi skriver felmeddelanden på en sajt, eller guidar en användare i en app. Precis som vid dessa texter är det viktigt att fokusera på det positiva när vi konverserar i jobbkanaler. Fastna inte i det som är fel, utan var positiv och konstruktiv.
– Använd så få negativa ord som möjligt. Säg istället ”vi kommer lösa detta, det kommer bli bra”. Inte ”nu har det blivit fel för att du inte har gjort det här”. I detta fall behöver vi inte prata om att något kommer fördyras, försenas, försvåras. Vänd det istället till: ”Om Johan kan se till att vi har detta klart innan onsdag så har vi en jättebra grund för att få projektet i mål”.

Han säger att det är viktigt att vara tydlig med vem som ska göra vad.
– Annars blir det bara en lös boll som passas runt. Det är vanligt när vi använder vaga och passiva verb: ”Ett beslut måste tas i den här frågan inom kort”. Sådana formuleringar föder fler frågor än vad de ger svar på, säger Mattias."

Addera känslolager

Vår uppfattning av innehållet i en text formas mycket av ordvalen. Denna insikt är bra att ta med sig när vi formulerar oss till våra kollegor. Mattias exemplifierar med ord som tillsammans, lag, gemensamt som bra ord att använda för att lätt försätta läsaren i ett mer positivt läge. Han jämför att säga ”då kommer vi framåt” med det mycket mer negativt laddade ”annars står vi still”. I samma syfte kan vi också använda oss av emojis som ett extra stöttande lager till de skrivna orden.
– Nyttja kraften i emojis! Oxford dictionary utsåg en emoji till Word of the year redan 2015. Det är en del av skriftspråket idag.

Mattias påminner oss om att utnyttja bredden och variera detta användbara känslolager. I många verktyg kan du välja bland en uppsjö av emojis och till och med tillverka egna, vilken ger dig chansen att nyansera dina meddelanden i princip oändligt.
– Man behöver inte låsa fast sig vid den klassiska tummen. Nej, se till att variera dig. Spela på fler glada tangenter!

loader
Laddar