“Många förändringsarbeten inom organisationer är luftslott.”

I en värld präglad av globalisering, digitalisering och teknologisk utveckling gäller det för organisationer att vara beredda på förändring. Förändringsarbete involverar både mjukare värden, som att förändra attityder, och hårdare värden, som att implementera nya system och arbetsprocesser. 

Vikten av att kunna genomdriva förändring är allmänt känd, men ändå upplever många att det finns barriärer. Mathias Westphal, tillväxtstrateg och kursledare på Sveriges Kommunikatörer, menar att motviljan inför förändring inom organisationer många gånger beror på avsaknaden av planering och substans – där förändringsarbetet bara blir ett skådespel. 

– Många förändringsarbeten inom organisationer är luftslott. Det är mycket snack och lite verkstad, vilket är skadar hela organisationens förmåga att förändras. Om du saknar förmåga att leverera verkliga resultat i ett förändringsarbete kommer det växa fram en cynicism bland medarbetarna. 

Cynicism gentemot förändring uttrycker sig ofta i uttalanden som “Vi har försökt det här förut men det hände inget” eller frågor som “Vad kommer att vara annorlunda den här gången?” Mathias menar att personer som uttrycker skepticism ofta ses som bakåtsträvare, men att responsen ofta egentligen är befogad.

– Om förändringsarbetet har föregåtts av flera misslyckade försök är det rationellt att vara skeptisk. Istället för att beskylla andra för att vara bakåtsträvande ska man som ledare för ett förändringsprojekt istället titta inåt och fråga sig själv vad som kan ha gått fel föregående gånger. 

Förändringsteaterns olika masker

Mathias menar att det vanligaste problemet inom förändringsarbete är när det blir teater snarare än verklighet: du ger ett intryck av att förändring håller på att ske inom organisationen utan egentlig dragkraft eller meningsfullt stöd från ledningen. Du kan känna igen förändringsteater på ett antal sätt:

Sloganifiering. 

– Det är lätt att förändring bara blir en ännu en kommunikationsövning, där man skapar en ny vision som inte backas upp av en tydlig plan för vad som ska göras eller nya värderingar utan att ge vägledning till önskade beteenden.

Nya roller och ansvar utan substans.

– Tyvärr anställs alltför ofta en ny "Chef för X" eller en arbetsgrupp dedikerad till en viss förändringsinsats, men de får inte befogenhet, budget eller resurser för att genomföra dem. Det slutar med att personerna sitter utan mål eller förmåga att påverka. 

Konferenser och kick-offer utan mål.

– Förändringsprojekt inleds ofta med konferenser, kick-offer eller lanseringsfester för att engagera medarbetarna. Medarbetarnas engagemang försvinner dock snabbt om inte finns en plan som gör att man snabbt startar initiativ. Då förlorar man momentum i förändringen.

Att lyssna utan att lära.

– Samtal och enkäter som efterfrågar medarbetarnas input är väsentliga för att utveckla en förståelse för förändringsprojekt, och dessutom för att kunna se vad eventuellt motstånd bottnar i. Men om de bara resulterar i ett strategidokument eller löften om förändring utan handling vissnar deltagandet.

Mathias menar att förändringsteater kan vara destruktivt när det kommer till medarbetarnas tillit för verksamhetens ledarskap. Dessutom lägger man tid och energi på initiativ som tar resurser från verklig förändring eller det dagliga arbetet, vilket bidrar till ökad utbrändhet.

Så åstadkommer du förändring – på riktigt

Som förändringsledare är det ditt ansvar att vara medveten om tidigare eventuellt misslyckade förändringsinsatser och att undvika framtida förändringsteater. För att undvika förändringsteater inom din organisation och skapa riktig och meningsfull förändring ger Mathias följande tips:

Avsätt tid och resurser. Säkerställ att ni avsatt tillräckligt med tid och resurser för att börja implementera förändringen. Var realistisk med vad ni kommer hinna med. Blir ni alltför ambitiösa så risker ni att inte lyckas att leverera. Prioritera hårt och lova bara det ni realistiskt kan leverera utifrån de resurser ni avsatt.

Sätt tydliga och mätbara mål. Tydliggör hur framgång ser ut genom att sätta tydliga mätbara mål baserade på riktiga arbetsuppgifter. Alla medarbetare ska vara medvetna om de förväntningar och målsättningar som finns. Om slutmålet i ett förändringsarbete ligger långt in i framtiden är det viktigt att bryta ned detta i milstolpar för att säkerställa resultat.

Fokusera på att förändra processer och arbetssätt före attityder. Bekymra er inte så mycket över om medarbetarna är entusiastiska inför förändringen, utan fokusera på att förändra sätten ni jobbar på. Med detta kommer riktig förändring – vilket leder till förändrade attityder.

Demonstrera era framsteg. Det är väldigt viktigt att det inte blir tyst kring ett förändringsprojekt, då riskerar de att tappa momentum och i värsta fall dö ut. Kommunicera ofta hur det går och vad ni lärt er. Det är viktigt att fira vinster, om än små, för att bibehålla momentum och övertyga fler om att ni är på rätt väg.

Vill du bli en riktigt bra förändringsledare? Mathias Westphal leder Sveriges Kommunikatörers kurs i förändringsledning, där du får kunskap och verktyg för att genomdriva effektiva förändringsarbeten som får medarbetarna engagerade i resan. Läs mer om kursen och anmäl dig här!