Tre av fyra organisationer misslyckas i sitt förändringsarbete

– De enskilt största misstagen sker i början, säger Mathias Westphal kursledare för Förändringsledning och förändringskommunikation. Det första handlar om att man inte har en tydlig vision. Det andra problemet är att det saknas förändringsvilja i organisationen. Kommunikation är nyckel till att undvika båda de misstagen.

Mathias Westphal har en lång erfarenhet av förändringsresor, allt från små verksamheter som ställt om hela sin affärsmodell till stora internationella som behövt blir mer lättrörliga. Han menar att förändring kräver samma specifika komponenter, oavsett vilken typ av verksamhet, sektor eller förändring det gäller. Han tar alltid avstamp i en tydlig och stark vision.

– Man blir lätt högtravande och komplex, vilket gör att man tappar medarbetarna. Visionen måste vara tillgänglig så att alla kan ta den till sig. Du måste få varje medarbetare att känna att ”detta är något jag förstår och ställer mig bakom”.

Förankring både på ett rationellt och emotionellt plan

Förändring oroar människor, man vet vad man har men inte vad man får. För att undvika spekulationer och rykten måste ledare vara transparanta. Att öppna upp för en ärlig dialog är oerhört viktigt, även om inte alla svar finns. Mathias har sett många chefer oroa sig över att vara för öppna, eller prata onödigt mycket om förändringarna, men menar att det är precis tvärtom. Chefer ska tydliggöra varför förändringen måste ske.

– En ledares roll är att få alla medarbetare med sig i arbetet för att säkerställa att verksamhetens syfte är anpassat till en föränderlig värld.

Det bör också finnas en attraktivitet i visionen, menar Mathias. Först bör kommunikationen appellera till det rationella, det vill säga, förankra resonemangen kring förändringensbehovet samt de positiva resultat man hoppas generera. Därefter är det precis lika viktigt att flytta arbetet framåt genom att förankra idéerna även i det emotionella.

– Det kanske inte alltid är uppenbart, men oavsett vilken förändring det gäller tänker varje person direkt ”vad innebär detta för mig?”. Minst hälften måste vara villiga att vara med på förändringen för att man ska ha någon som helst chans att lyckas.

Delaktighet är nyckeln till motivation

Ett kommunikativt angreppssätt skapar motiverade kollegor som hjälper till att driva förändringen. Mathias ser detta som en fantastisk kraft som ledare ofta missar. Människor är generellt positivt inställda till förändring, men ledningen har en tendens att tappa dem på vägen till att faktiskt genomföra skiftet.

– Kommunikationen är allt här, verkligen allt, för att kunna genomdriva en förändring som blir långvarig, säger Mathias.

Mathias tre steg för att skapa en varaktig förändring

• Tydlig och attraktiv vision. Är den begriplig? Kan alla olika roller och individer i organisationen identifiera sig med den och förstå hur den påverkar dem? Är den motiverande?
• Förståelse och samsyn. Skapa en miljö av öppen och tydlig dialog med medarbetarna. Alla måste få ställa sina frågor och kunna ventilera eventuell oro för att kunna gå vidare till att faktiskt engagera sig.
• Lyssna och justera. Arbeta iterativt med visionen tillsammans med medarbetarna. Behöver den anpassas utifrån de åsikter och orosmoln som dykt upp? Detta är ett pågående arbete av att kontinuerligt säkerställa att alla är delaktiga.
  
  

Centralt för alla tre stegen är kommunikationen. Det är viktigt att kommunikatörerna är med i arbetet – från målbild, via samsyn till det faktiska genomförandet.

Läs mer om kursen Förändringsledning och förändringskommunikation.