Att vara förberedd inför eventuella händelser som kan påverka din organisation skapar både trygghet och möjligheter. Hur hade det exempelvis varit om din arbetsplats hade haft en beredskap inför en global pandemi? Eller varit förberedda inför en omskakande mediekris?
För att kunna skapa en bild och planera för framtidens eventualiteter behöver du både metoder för scenarioanalys (eller omvärldsanalys) och scenarioplanering. Daniel Lindén, seniorkonsult på Kairos Future, menar att det första steget för planering är att beskriva framtiden på ett relevant och trovärdigt sätt.
– Scenarioanalys är en underkategori till omvärldsanalys. Det är ett sätt vi använder för att förhålla oss till en osäker framtid, där vi kan skapa en större klarhet inom de områden vi känner oss osäkra kring. Ibland kan vi också vara ganska säkra på att vissa saker kommer ske, då handlar det om att reda ut i vilken takt och vad det kommer att betyda för oss.
Omvärldsanalysen handlar i grund och botten om att titta på förändringar i världen som kan vara relevanta för dig och din organisation för att skapa alternativa framtidsbilder. I själva scenarioplaneringen utgår du från analysen och planerar för hur ni kan ska agera på respektive scenario.
– Det handlar om att bryta ned osäkerheter för att kunna förhålla sig till en osäker framtid på ett systematiskt och relevant sätt. Lyckas man väl med detta kan man förändra människors mentala modeller, få dem att nya framtider och möjligheter beroende på i vilken riktning saker går.
Scenarioanalys- och planering: steg för steg
Steg 1, analys: Identifiera den eller de osäkerheter du känner är mest relevant för din organisation inom ett speciellt område.
Steg 2, analys: Arbeta systematiskt med att ta fram alternativa framtidsbilder för respektive osäkerhet.
Steg 3, planering: Undersök vad det betyder om vi går mot scenario A, B eller C, och vad du ska göra när det händer.
Vill du lära dig mer om att göra omvärldsanalys? Läs vår artikel med praktiska tips här.
Objektivitet, struktur och rätt frågor är nycklarna till framgång
Daniel menar att scenarioteknikerna är som mest framgångsrika om du är objektiv och vågar utmana dig själv tankemässigt.
– Utgå inte från dina egna intressen, utan tänk på dig själv som en forskare. För att vara duktig på detta måste du ha ett öppet sinne och utifrånperspektiv. Scenarioplanering är både svårt och roligt, och det krävs både tid och energi. Därför måste du ha tänkt noga innan på vad som är syftet och vad du vill åstadkomma.
Vidare kräver en framgångsrik scenarioanalys- och planering en väluttänkt frågeställning och problemformulering, som hjälper dig att leda dig vidare i arbetet.
– Utifrån den frågeställningen du har för hand kan du börja rangordna vad det är som händer, varför händer det och vad som kommer hända på sikt. Kom ihåg att alltid vara objektiv och att titta brett.
För att leta efter information på rätt ställen rekommenderar Daniel ramverket EPISTEL-M, en modell som ska täcka hela samhället i vilken du filtrerar din frågeställning genom. Ramverket består av ekonomi och marknad, politik, institutioner och samhälle, sociala normer och värderingar, teknik och vetenskap, ekologi och miljö, legala förändringar och mediala förändringar.
Med hjälp av ett sådant ramverk kan du strukturera din analys och planering, samtidigt som det får dig att tänka bredare på allmänna faktorer som kan påverka din bransch. Naturligtvis har ingen tillräckligt mycket resurser för att utforska exakt allt, men Daniel menar att just struktur och metod är otroligt viktigt. Projektet behöver inte heller alltid vara vara stort och rigoröst, utan kan vara enkelt och litet också.
– Nyttan ligger inte alltid i att göra ett så omfattande arbete som möjligt. Jag uppmuntrar alla till att lägga någon slags energi och tid på omvärldsanalys och viktiga osäkerheter vi står inför de kommande 10-20 åren. Fundera på hur denna osäkerhet kan vara relevant och få betydelse för dig och din organisation, och investera lite tid i att utbilda dig.
Lär dig mer om att planera för framtida kriser, utforska kursen Bakom rubrikerna på krishantering – så klarar du en mediestorm.