Karin Hagman: ”särskilj organisations- och kommunikationsproblem”

Text: Karin Hagman, vd på IQ.

Diskutera på Facebook – KLICKA HÄR

Forskningsrapporten ”Den kommunikativa organisationen” är spännande läsning för alla som någon gång reflekterat över frågan: använder vi våra kommunikationsresurser på bästa sätt? Förhoppningsvis kan rapporten fungera som stöd när man vill förändra och förbättra det kommunikativa arbetet i en organisation eller företag.

Det är två perspektiv som jag särskilt vill lyfta fram och som kan upplevas som utmanande:

Det första är ledningsperspektivet: Hur vet man som vd eller del av ledningsgruppen när och hur kommunikationskompetens behövs?

Min erfarenhet är att man för det mesta tar in kommunikationsresurser för sent i processen, men kommunikationsglasögonen måste vara på från början. Ju djupare kompetens i en fråga kommunikatören har, desto mer kan man bidra till att skapa förståelse både internt och externt. Man får även möjlighet att vara med på samma villkor som andra funktioner i arbetet, vilket skapar delaktighet och engagemang.

Dessutom bör inte internkommunikation vara något som sker i slutet av ett projekt utan under hela arbetets gång. Och att på slutet av ett projekt lösa extern kommunikationen kan bli en frustrerad process där kommunikatör och övrig verksamhet har svårt att förstå varandra då man inte har samma förståelse. "All kommunikation sker på mottagarens villkor" som det så vackert heter. Ofta är kommunikatören den bästa att förstå mottagarens syn och kan bidra med den förståelsen hela vägen i ett arbete. Se kommunikationen som en integrerad del av organisationen och se till att ha kommunikationsresurser i alla delar av verksamheten.

Det andra perspektivet jag vill lyfta är kommunikatörens roll. Att vara kommunikatör är ett fascinerande och stimulerande yrke. Men i rapporten lyfts det som kan vara ett problem med rollen, att organisationens problem ska lösas med kommunikation. Försök att särskilja vad som är organisationsproblem och vad som är kommunikationsproblem. Lös organisationsproblemen först och sedan kan du kommunicera förändring. Detta blir särskilt tydligt i krisarbete. Annars blir kommunikationsuppdraget onödigt svårt. Det finns en annan sida av kommunikatörens roll som rapporten tar upp och som jag vill lyfta här. För att undvika en stressig och ohållbar arbetsmiljö bör man vara tydlig med vilka mål man vill nå genom kommunikation. I det komplexa kommunikationsklimat som råder är det annars väldigt lätt att man som kommunikatör känner sig otillräcklig.

Ta beslut om vilka vägval ni tar för kommunikationen tidigt i ett arbete och var tydliga med varför. Skriv ner beslut och vägval så att ni har något att gå tillbaka till om ni börjar tvivla längst vägen. Det kan vara ett sätt att vara tydlig både för sig själv och andra med kommunikationens roll i arbetet.

Läs och ladda ner slutrapporten

Bli medlem i Sveriges största nätverk för kommunikatörer. Du får tillgång till våra kostnadsfria event, rabatt på kompetensutveckling och får ta del av det senaste inom vår bransch. Du hjälper även till och stöttar svensk kommunikationsforskning.