Medarbetarsamtal på distans – mer av allt

Hos Sveriges Kommunikatörer ser vi att fokus på de mjuka värdena i kommunikationen har ökat under tiden distansarbetet påverkat kontoren, bland annat genom att dessa kurser blivit extra populära. Veronica Foberg Gustafsson har en gedigen erfarenhet av internkommunikation och ledarskap och tycker att det är helt rätt att chefer satsar mer på att höja sitt ledarskap under pandemin.
– Egentligen handlar det inte om att vi ska ändra vårt ledarskap utan bara göra mer, fler avstämningar, mer trygghet i gruppen, mer engagemang och att verkligen ta sig tid att lyssna.

Helt utan negativ feedback

Veronica har ägnat stora delar av sin karriär åt att fundera på hur man bäst skapar engagemang och energi i arbetsgrupper. Hon är en av gästföreläsarna på kursen Värdeskapande intern kommunikation och som kommunikationschef för Förpacknings- och tidningsinsamlingen har du kanske sett henne i media där hon hjälper oss förstå vikten av återvinning. Oavsett om hon uppmanar medborgarna att källsortera eller har medarbetarsamtal är kritik något hon valt att avstå från – helt.
– Jag har landat i att de största utvecklingssprången jag sett, har kommit från positiv feedback, inte negativ. Man får mycket mer ut av att jobba på sina styrkor snarare än att fokusera på sina svagheter.

Veronica räknar upp ett antal av de klassiska metoderna där man bygger med positiv feedback kring den negativa eller på olika sätt paketerar kritiken för att den ska landa bättre. Hon menar dock att det blir oundvikligt att den negativa feedbacken stjäl både fokus och energi från utvecklingen. En tid efter mötet är det inte ovanligt att den negativa feedbacken är allt man minns. Vad värre är, Veronica är övertygad om att man kan skapa riktigt långvariga och allvarliga skador på självförtroendet. Är förbättringsområdet värt det priset?
– De allra flesta människor är väl medvetna om sina brister. Det är ofta svårare att se det man är bra på. Man vet ju vad man vill leverera, sen kan det vara tidsbrist eller att man saknar vissa förutsättningar, men det ligger sällan i att man inte kan förstå att leveransen kunde blivit bättre. Risken blir istället att man minns till exempel den där presentationen som en relativt svag prestation, man blir nervös nästa gång, vilket gör det ännu svårare att prestera bra.

Empati för individens behov – i såväl kommunikation som ledarskap

– Kommunikation sker alltid på mottagarens villkor och detsamma gäller ju ledarskap, säger Veronica. Som ledare måste man ha en stor portion empati och utgå ifrån hur varje enskild medarbetare fungerar och motiveras av, vad som är viktigt för att medarbetaren ska må så bra som möjligt, bli engagerad och prestera på topp.

Ska man då sopa felsteg helt under mattan? Nej, Veronica säger att man givetvis måste lyfta saker som gått fel eller om man behöver korrigera ett beteende som skadar organisationen på något sätt.
– Då är man konkret och konstruktiv. Lyft det direkt, inget blir bättre av att man håller på det till medarbetarsamtalet.

Hatt på fredag och stort utrymme i veckan

Lägg upp medarbetarsamtalen så att medarbetaren går därifrån ännu mer sugen på att göra ett riktigt bra jobb, särskilt nu under pandemin, understryker Veronica. Många har det tufft, det gäller att sätta sig in i alla de olika utmaningar som denna kris ställer medarbetarna inför.
– Under distansen gäller det att vara mer närvarande än vanlig. Förut kunde man plocka upp känslor och utmaningar vid kaffeautomaten. Nu måste ledare vara mycket mer aktiva och stämma av, ringa upp och visa extra mycket engagemang.

I vardagen jobbar Veronica hårt på att hålla energin uppe med allt från roliga gif:ar i chatten och udda hattar på fredagsmötet, till att säkra ordentligt med utrymme under dagen och även i möten för att prata annat än jobb. Hon tycker att det är viktigt att som chef ta ansvar för att skapa en positiv och lättsam stämning.
– Jag är också en förespråkare för att plocka upp telefonen. Särskilt vid lite mer svåra samtal kan det underlätta att inte sitta och stirra på varandra via en kamera, utan att bara få prata. Man kan komma överens om att ta en promenera på varsitt håll samtidigt. Eller så åker jag till medarbetaren och så tar vi en promenad tillsammans.

Medarbetarpromenader även efter pandemin

Faktum är att Veronica fört sina medarbetarsamtal under promenader i medarbetarnas egna kvarter. Hon menar att det lättar på pressen att kunna gå bredvid varandra och titta på omgivningen, istället för att sitta i ett tyst och kalt konferensrum. En förhållandevis liten insats för henne men som visat sig vara väldigt uppskattad. Veronica tipsar om att avsluta promenaden med att, när det går, sitta ned och gemensamt anteckna vad samtalet landat i. Dessa utvecklingssamtalspromenader kommer hon fortsätta med även efter pandemin.
– Jag tror att bra internkommunikation är det nya svarta. Allt fler chefer och ledare har börjat förstå hur viktigt det är för att de ska lyckas i sitt ledarskap. Att ha motiverade, glada och engagerade medarbetare är ju helt avgörande för att skapa hållbara och framgångsrika företag.

Läs mer om kursen Värdeskapande Intern Kommunikation, där Veronica är en av gästföreläsarna.