Mindre megafon och mer dialog – så förbättrar du intern kommunikation och kommunikativt ledarskap

De flesta chefer vet att kommunikation är en viktig del av ledarskapet, men många är inte medvetna om hur brett kommunikationsansvaret är – och har heller inte tillräckligt bra förutsättningar att vara bra på att kommunicera internt. Men de senaste åren har vinden vänt, och idag ser vi ett ökat fokus på kommunikativt ledarskapet och vikten av fungerande intern kommunikation.

Kommunikativt ledarskap, menar Susanne Dahlman, handlar om att förstå sin kommunikationsroll och att kunna hantera alla möjliga kommunikationsuppgifter, att både kunna kommunicera i vardagen och kring mer övergripande frågor och förändringar med sina medarbetare. Ledare behöver se sina medarbetaren som personer som har mycket att bidra med, är viktiga att lyssna på och att ha dialog med.

Chefens roll är inte att ha alla svar och kontrollera att medarbetare gör sitt jobb enligt instruktioner, ibland den stereotypa auktoritära ledarstilen, utan snarare att bidra till att medarbetare kan jobba mer självständigt och tillsammans med chefen och kollegorna skapa bra verksamhet. 

– Det går definitivt att säga att detta har hamnat i fokus, just på grund av att man känner till sambanden mellan arbetsplatsproblem, ledarskap och kommunikation. De senaste åren har hälsa, arbetsmiljö och arbetsförmåga blivit alltmer aktuella frågor. Inte minst för att det är konkurrens om arbetskraft och kompetens på många håll. Bra intern kommunikation och chefers som kan kommunicera är en konkurrensfaktor.

En annan anledning till ett ökat intresse för den interna kommunikationen och kommunikativt ledarskap är pandemin, där Susanne har sett att de chefer som har varit medvetna om hur de kommunicerar har klarat sig bättre.

–Distansarbetet har blivit en ögonöppnare för många chefer och organisationer. Chefer måste kunna verktygen och förstå sin kommunikationsroll, oavsett om hen leder medarbetare på distans eller inte, så det är egentligen inget nytt. De ledare som redan innan pandemin kommunicerade på ett genomtänkt och strategiskt sätt, både formellt och informellt, kunde enklare göra om sina kommunikationssystem så att de passade även på distans.

Men om man inte alls tänkt i de banorna blir det mycket svårare. När jag utbildar chefer i kommunikativt ledarskap hör jag att en del är bekymrade över att de upplever att distansarbetet gör att de tycker att de förlorar kontrollen, att de inte vet vad medarbetarna gör eller hur de mår. För andra chefer har det varit lätt, eftersom de redan innan pandemin har haft en fungerande infrastruktur för sin kommunikation.

Pandemin har också inneburit att många ledningsfunktionerna tagit ett kliv framåt, skapat nya kanaler och forum för att synas och för att dämpa oron bland medarbetarna, förklara hur läget såg ut och vilka restriktioner som gällde. Det här har ofta varit väldigt uppskattat bland medarbetarna.

– En del ledningsfunktioner har insett fördelarna med att synas mer bland medarbetarna - och att man kan använda de metoderna framöver för att fortsätta synliggöra sig själva som ledningsfunktion, men också andra viktiga frågor utöver pandemin.

Men jag hör också att en del kommunikatörer tycker att de kommunikationsmetoder som har använts under pandemin blivit ett kast tillbaka i tiden, där allt fokus ligger på ren informationsspridning snarare än att sträva efter dialog och involvering. Ledningens digitala möten med medarbetarna liknar mer en presskonferens än ett internt möte. Och det är just den fällan som är viktig att undvika även för ledningen.

3 grundpelare som gör din verksamhet bättre på intern kommunikation och kommunikativt ledarskap:

• Verksamheten ska bredda förståelsen för vad intern kommunikation handlar om.

– Ett vanligt missförstånd är att intern kommunikation är samma sak som ett intranät. Eller att ju fler nyheter vi levererar, desto bättre. Intern kommunikation är inget separat från övrig kommunikation, och varken mer eller mindre viktig än någon annan kommunikation. Men när intern kommunikation förminskas till att handla om informationsspridning och nyhetsförmedling, eller när kommunikationen med medarbetarna alltid kommer i sista hand, då går man miste om stora möjligheter att utveckla starka verksamheter och varumärken.

Många jobbar redan mycket bra med den interna kommunikationen, kopplat till förändringsarbeten till exempel, men ännu fler organisationer behöver gå i den riktningen. Det finns många att inspireras av och det finns också mycket värdefull forskning som har satt nytt ljus på värdet av den interna kommunikationen. Det finns egentligen ingen anledning att tveka. 

• Intern kommunikation ska vara en integrerad del av verksamheten.

– Jag ser ganska ofta att satsningar på den interna kommunikationen bygger alldeles för mycket av några få eldsjälar som driver frågorna, säger Susanne. När den personen försvinner eller får nya arbetsuppgifter finns risken att de strukturerna försvinner med dem. Utbildningar i kommunikativt ledarskap t ex blir engångsinitiativ, när det egentligen borde vara en helt självklar del för alla chefer att få träna på det som det mesta av ledarskapet faktiskt handlar om.  

• Intern kommunikation ska prioriteras av ledningen.

– I grund och botten är det ofta främst ledningen som behöver öka sin förståelse för att kommunikativt ledarskap och intern kommunikation handlar om att driva och utveckla verksamheten – och just därför borde de vara extremt intresserade av att få det att fungera.

Jag tycker också att fler kommunikationschefer och -direktörer skulle kunna engagera sig mer i den interna kommunikationen och fundera på om det man gör idag verkligen är rätt saker. Och själva vara mer beredda att argumentera i ledningen för att jobba med intern kommunikation på ett annat sätt. Hur mycket tid läggs på att skapa innehåll till interna digitala plattformar i förhållande till att säkra att ledning, chefer och medarbetare själva kan ta sitt ansvar för att kommunicera?

Den här förändringen är nödvändig, det kommer att kosta på en del, eftersom det är jobbigt att förändras - men är också helt nödvändigt för att ta vara på potentialen i den interna kommunikationen som ett sätt att hantera viktiga utmaningar verksamheter har idag.

Vill du lära dig mer? Utforska Susannes kurs Train-the-trainer, och Strategisk intern kommunikation, som finns som både fysiska och kurser och på distans under våren.